Salvavides digital

“Jo us recomano ser paranoics” reitera, en diferents ocasions, l’arxiver Aniol Maria als assistents del taller sobre com gestionar un arxiu digital organitzat en el marc de la Setmana dels arxius per l’Arxiu municipal de Reus i l'Arxiu Comarcal del Baix Camp. Unes activitats que es clouran el proper dia 20 amb la presentació del llibre ‘Col·lecció de documents de la família de Joan Prim’ a càrrec de Daniel Piñol i Alfredo Redondo. Sota dues premisses clares (endreça i que cal tenir en compte depenent del suports), Maria subratlla alguns consells útils per evitar el risc de pèrdua dels milers de fotos, vídeos , cançons i pdfs que ocupen els nostres dispositius de tot tipus.

Tota una proesa en un temps en què la nostra memòria és pràcticament digital i el pitjor desastre és perdre-la. Un motiu pel qual també es reparteix un document en paper anomenat ‘Salvavides digital’ que resumeix els consells essencials que Maria anirà donant al llarg de la sessió teórico-pràctica. Per als més tecnòfils, apunta, fins i tot, programes com el Windistard o el Media Info. El primer ens assenyalarà cromàticament quines carpetes ocupen més espai en el nostre ordinador i el segon descriu els fitxers individualment mitjançant propietats.

Anem, però, al més bàsic. “Quan crees un document has de saber quin futur ha de tenir”, recomana inicialment Maria que, tot seguit, alerta de l’esperança de vida d’alguns suports com els CDs (dos anys de vida depenent de les condicions d’humitat i de temperatura) per no parlar dels completament obsolets VHS. “Més que siguin temperatures molt altes o molt baixes importa que siguin constants”, apunta Maria sobre les necessitats de controlar aquest aspecte. En el procés de tria, l’arxiver també recomana “els formats oberts i lliures” que constata “seran més fàcils d’obrir en el futur” i anima a omplir les metadades dels documents amb tota aquella informació que pugui servir per identificar el document i contextualitzar-lo.

Un altre concepte molt important és el de les còpies de seguretat. “Recomano fer-ne tres almenys cada cinc anys”, explica tot i que assegura que, personalment, en fa cada tres mesos. Amb l’objectiu d’evitar desastres irremediables, proposa una còpia per treballar, una per copiar sovint i una per copiar de tant en tant que haurà d’estar fora del lloc habitual. “El núvol no el recomanem” explica perquè “costa diners i perquè l’usuari depèn d’aquesta empresa”. Tot i viure en l’era de la virtualitat, fer-ne còpies en paper dels documents més importants i de les fotografies no és, en absolut, cap disbarat per als més previsors.

Emulant als quadres de classificació professionals dels arxius, Maria també explica alguns exemples de com classificar els nostres fons digitals tant si són personals, d’entitats o d’empreses. Una proposta que fa un temps es podia descarregar a la mateixa plana web de l’Arxiu Nacional de Catalunya (ANC). Respecte els suports, cal estar atents a guardar les versions amb qualitat més alta tant de fotos com de vídeos i només conservar les versions dels documents definitius i acabats.

Correus electrònics, àudios i xarxes socials són altres elements que també cal revisar i buidar en un temps en què la informació i la nostra memòria és il·limitada. De pas, si s’exporta Twitter o xarxes com Instagram o Facebook, Maria explica que es pot demanar si en alguna ocasió ens han blocat per algun dels nostres comentaris o les imatges compartides. Una manera de conèixer unes regles del joc de les quals encara no som prou conscients. Tot plegat, una feinada si volem preservar la memòria intangible d’allò que cada vegada som més i que representa el nostre estil de vida: la virtualitat.